Come emettere fatture con STAMP: guida completa
Questa guida ti accompagna in tutto ciò che devi sapere per iniziare a emettere fatture Tax Free con STAMP, grazie ai nostri 5 video tutorial che spiegano il flusso operativo completo: dalla registrazione del cliente all'emissione delle fatture con IVA inclusa o IVA differita.
Video 1: Registrazione del cliente tramite QR
Il primo passo per emettere qualsiasi fattura è che il cliente sia registrato nel sistema di STAMP. Il modo più rapido è l'autoregistrazione tramite QR, direttamente dal portale.
Nella parte inferiore dello schermo troverai un pulsante nero. Cliccandoci sopra, compariranno due codici QR distinti ed è importante sapere quale usare in ogni caso:
QR a sinistra: per tutti i clienti tranne quelli cinesi. Qualsiasi turista internazionale che voglia fare Tax Free scansionerà questo codice.
QR a destra: esclusivamente per i clienti cinesi. Questo modulo è adattato ai loro campi identificativi e raccoglie anche i dati della carta bancaria. È essenziale che venga usato solo nel loro caso.
Il cliente scansiona il QR con il proprio cellulare, compila i propri dati (inclusa la carta bancaria) e li invia. Il processo richiede meno di un minuto.
Una volta completata la registrazione, puoi già cercarlo nel portale ed emettere la fattura a suo nome.
Video 2: Registrazione manuale del cliente
Può capitare che il cliente non possa scansionare il QR al momento dell’acquisto, per motivi quali mancanza di connessione, cellulare senza fotocamera, o semplicemente perchè ha bisogno di assistenza; per questa ragione il portale di STAMP vi dà anche la possibilità di registrare manualmente i clienti.
Puoi accedere alla registrazione manuale inserendo il numero di telefono del cliente. Seleziona il prefisso del paese (puoi cercarlo nel menù a tendina) e inserisci il numero; il cliente dovrebbe ricevere un SMS contenente un codice per verificare il proprio numero. Nel caso in cui il cliente non possa ricevere l’SMS puoi saltare questo passaggio cliccando direttamente su “Continua senza verifica”. Successivamente compila gli altri dati: nome, documento d'identità, indirizzo e-mail e carta bancaria.
Una volta salvato, il cliente sarà già presente nel sistema per emettere la sua fattura.
Video 3: Come trovare un cliente nel portale
Con il cliente registrato, il passo successivo è individuarlo nel portale prima di creare la sua fattura. Ci sono tre modi per farlo:
Per numero di telefono: inserisci il prefisso e il numero, e il cliente compare all'istante.
Per STAMP ID: il codice univoco che il cliente riceve al momento della registrazione. È la ricerca più precisa.
Per indirizzo e-mail: è utile quando il cliente non ha lo STAMP ID a portata di mano ma ricorda l'indirizzo con cui si è registrato.
Con il cliente individuato, hai già tutto pronto per generare la sua fattura.
Video 4: Fattura con IVA differito (Real Tax Free)
Questa è la modalità principale di STAMP e ciò che ci differenzia: il tuo cliente paga direttamente senza IVA in negozio, risparmiandogli il processo di rimborso, senza code né pratiche da svolgere in aeroporto.
Per poter emettere una fattura esente IVA è necessaria la pre-autorizzazione di una carta bancaria. Per questo consigliamo la registrazione tramite lo STAMP ID, poiché semplifica il processo e garantisce la pre-autorizzazione della carta.
Passaggi:
Quando crei una fattura, verifica che i dati del cliente siano corretti.
Aggiungi, per ogni articolo, descrizione, quantità e prezzo. Puoi indicare un codice di riferimento interno, ma non è obbligatorio. Se l'IVA è diversa dal 22%, puoi modificarla.
Seleziona l'opzione "Fattura senza IVA" e clicca su "Genera fattura". Questo attiva il flusso del Real Tax Free.
Scarica la fattura e condividila comunque con il cliente via e-mail, per sicurezza, in modo che ne conservi una copia.
Addebito al cliente: una volta emessa la fattura, addebiti al cliente il prezzo senza IVA.
La fattura verrà inoltre inviata automaticamente al cliente, direttamente all'indirizzo e-mail e al numero di telefono utilizzati in fase di registrazione.
Ricordagli che deve recarsi in dogana prima di lasciare l'UE per convalidare la fattura. Una volta convalidata, STAMP gli comunicherà che tutto è andato a buon fine (nessuna sorpresa!). Se il cliente non convalida la fattura, STAMP si occuperà di addebitargli l'importo e di farlo pervenire direttamente a te.
Video 5: Fattura con IVA inclusa (VAT On, Tax Refund tradizionale)
Il modello con IVA inclusa è il modello tradizionale del Tax Free. Il cliente paga il prezzo completo (IVA inclusa) e in seguito richiede il rimborso in aeroporto o in dogana. Ecco come generarla.
Passaggi:
Quando crei una fattura, verifica che i dati del cliente siano corretti.
Aggiungi, per ogni articolo, descrizione, quantità e prezzo. Puoi indicare un codice di riferimento interno, ma non è obbligatorio. Se l'IVA è diversa dal 22%, puoi modificarla.
Seleziona l'opzione "Fattura comprensiva di IVA" e clicca su "Emetti fattura".
Scarica la fattura e inviala comunque al cliente via e-mail, per sicurezza, in modo che ne conservi una copia.
Addebito al cliente: con questo metodo addebiti al cliente l'importo totale, IVA inclusa; il cliente recupererà quell'IVA in seguito, non subito.
La fattura verrà inoltre inviata automaticamente al cliente, direttamente all'indirizzo e-mail e al numero di telefono utilizzati in fase di registrazione.
Ricorda al cliente che deve recarsi in dogana prima di lasciare l'UE per convalidare la fattura. Una volta convalidata, STAMP lo contatterà direttamente per gestire il rimborso. La commissione di servizio verrà detratta in quel momento, non prima. Se il cliente ha dubbi su quanto gli viene addebitato, puoi trovare le fee sul sito web di STAMP, oppure consultarle sul portale cliccando sul tasto in basso a destra.
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